ПОЛИТИКА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ

GDPR Индент. № 001 Версия  0.1 Стр. 1 от 8

Администратор:

„Тотал Секюрити“ ООД

Гр. София – 1124                            email: totalsecurity@abv.bg

Ул. Николай Гогол 24                 тел. 02/82-90-046

 

    Версия:         Дата:       Описание:          Автор:        Одобрил:
0.1 12.02.2020 г. Политика за Защита на личните данни ДПО

Емил Шушков

I.Въведение.

1. „Тотал Секюрити“ ООД, зачита неприкосновеността на личния живот на служителите, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници и гарантира в максимална степен защитата на личните им данни.

Настоящата „Политика за защита на личните данни“ е изготвена и се основава на действащото българско и европейско законодателство в областта на защитата на личните данни, в съответствие с Регламента (ЕС) 2016/679 ( Общ регламент за защита на данните).

2. „Тотал Секюрити“ ООД, регистрирано в ТР към Агенцията по вписванията с ЕИК:205816109. Дружеството е с основен предмет на дейност – Извършване на охранителна и детективска дейност, техническа и физическа охрана на лица и обекти изграждане на телекомуникационни и охранителни системи за видеоконтрол и видеонаблюдение.

3. „Тотал Секюрити“ ООД, предлага комплексни лицензирани услуги в областта на сигурността:

3.1. Охрана на обекти на физически и юридически лица –  осъществяване на охрана чрез организиране на стационарни и подвижни постове, с един или повече охранители, в зависимост от спецификата на охранявания обект и съгласно изискванията на Възложителя. При необходимост се изгражда контрол на достъпа на обекта: чрез технически средства – бариера, турникет или др.,  осигурен от Възложителя. Контролът по изпълнение е ежедневен.

3.2. Охрана на мероприятия – осъществяване физическа охрана при провеждане на мероприятия в гр. София – концерти, изложения, културни и спортни събития, презентации, коктейли и др. Организира се осигуряване на нормалното протичане на мероприятието чрез   стриктно изпълнение на пропускателен режим и спазване на обществения ред в района на охранявания обект.

3.3. Охрана с помощта на сигнално – охранителна техника – изграждане на СОТ и системи за видеонаблюдение с осъществяване на 24 часов отделен мониторинг и реакция от патрул.

При осъществяване на охранителната услуга „Тотал Секюрити“ ООД, Ви гарантира спазване на изискванията на Закона за частната охранителна дейност.

II. Политика по защита на личните данни.

1. Целта на настоящата „Политика за защита на личните данни“ на „Тотал Секюрити“ ООД, е да защитава „ правата и свободите“ на физическите лица и да се гарантира, че личните данни  не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие. Ръководството на „Тотал Секюрити“ ООД, се ангажират да осигури съответствие със законодателството на ЕС и държавните-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на „правата и свободите“ на лицата, чиито лични данни „Тотал Секюрити“ ООД, събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).

2. Тази политика се прилага за всички служители/клиенти на „Тотал Секюрити“ ООД като Възложител по договори, в който дружеството е страна. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай, че има предположения за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-кратък срок на съответните държавни органи.

3. Партньори и трети лица, които работят с или за „Тотал Секюрити“ ООД , както и които имат или могат да имат достъп до лични данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се запознаят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до личните данни, съхранявани от „Тотал Секюрити“ ООД ,  без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които „Тотал Секюрити“ ООД е поел, и което дава права на „Тотал Секюрити“ ООД, да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.

4. Настоящата Политика за защита на личните данни определя правилата, които „Тотал Секюрити“ ООД, ще спазва при обработване на лични данни, които събираме от Вас или за Вас, или които Вие ни предоставяте. Настоящата Политика за поверителност не засяга, не ограничава и не отменя правата Ви, произтичащи от Закона за защита на личните данни ( ЗЗЛД) или друго относимо законодателство.

Ако имате някак ви въпроси относно настоящата политика за защита на личните данни, моля да се свържете с на  имейл адрес: totalsecurity@abv.bg  и телефон за връзка: 0876/45-68-35.

III. Кой обработва и носи отговорност за личните Ви данни.

1. „Тотал Секюрити“ ООД е администратор на данни по отношение на своите служители и обработващ данни по отношение на възложителите по договори, в които е страна.

2. Адреса на управление на „Тотал Секюрити“ ООД , е гр. София – 1124, ул. Николай Гогол № 24 ет. 1 , ап. 1 А,
Е – mail: totalsecurity@abv.bg
Тел. За връзка: 0876/45-68-35

IV. Категории лични данни, обработвани от „Тотал Секюрити “ООД.

1. „Тотал Секюрити“ ООД може да обработва публично достъпните лични данни и/или лични данни, предоставени от Вас.
Основните лични данни, които се обработват са:

  • Информация за лична идентификация ( вкл. име, ЕГН, номер на документ за самоличност, местоположение, гражданство, език за комуникация, снимки и други).
  • Информация, съгласно изискванията на чл. 50, ал. 5 от ЗЧОД.
  • Информация за сферата на дейност ( вкл. образувание, учебно заведение, работно място, заемана позиция и други).
  • Данни за контакт ( вкл. пощенски и електронен адреси, телефон и други) .
  • Финансова информация ( банкова сметка и други).
  • Информация за представител ( законен представител или пълномощник на наш клиент юридическо лице ).
  • Данни за комуникация между нас и Вас
  • Данните, получени при изпълнение на задълженията, произтичащи от нормативните актове ( т.е. данни, произтичащи от запитвания, регулации, разследващи органи, нотариус, данъчни служби, съд , съдия изпълнител).
  • Данните, получени при изпълнение на договорните задължения ( вкл. име, ЕГН, адрес, телефон и/или адрес на електронната поща и други) .

2. „Тотал Секюрити“ ООД може да обработва данни, изготвени и генерирани от дружеството в процеса на предоставяне на услугите:

  • Видеозаписи при изпълнение на основния пред на дейност по договори за охранителни услуги, предоставени от дружеството, свързани с видеонаблюдение.
  • Лични данни на ФЛ ( имена, ЕГН, адреси и др. данни в зависимост от целта и изискванията на Възложители по договор за охрана) във връзка с осъществяване на пропускателен режим, на обекти на клиенти по договори за охранителна услуга.

3. С цел осигуряване на доброто изпълнение на услугите и на задълженията произтичащи от клиентски договори, „Тотал Секюрити“ ООД , има право да обработва всяка информация, която е налична в публичните регистри ( вкл. публична база данни и данни, оповестени в интернет ) както и информация получена от трети страни по повод изпълнение на законни разпоредби, относно клиенти.

4. „Тотал Секюрити“ ООД , има право и задължение да провери верността на личните данни, записани в базата данни, като за целта изисква от Вас да верифицирате данните и ако е необходимо да ги коригирате или да потвърдите верността на своите данни.

V. Цели и правни основания за обработване на лични данни.

1. Обработване на лични данни, което е необходимо за сключване или изпълнение на договори с нас от ФЛ, ЮЛ, или във връзка с подготовка за сключване на договори.
„Тотал Секюрити“ ООД обработва данните Ви за следните цели:

  • Идентифициране на клиенти при сключване на нов или изменение на съществуващ договор с нас, разяснение на ползваните услуги, изпълнение на сключен договор.
  • Изготвяне на предложения за сключване на договори, изпращане на пред договорна информация и проект на договор.
  • Данни получени от Вас при изпълнение на задължения произтичащи от договори ( трудови договори, договори по ЗЗД, др. договори, обществени поръчки и др.).
  • Обслужване и отговор на клиентски оплаквания/запитвания/жалби.
  • Техническа поддръжка и отстраняване на повреди и всякакви технически проблеми – на място.
  • Плащане на задължения, разсрочване на дължими суми.

2. В изпълнение на свой законови задължения, „Тотал Секюрити“ ООД, обработва данните Ви за следните цели:

За осъществяване на контрол от органите на МВР чрез деклариране на данни на служители и клиенти, съгласно изискванията на ЗЧОД, ЗМВР и Наредбите по тяхното прилагане.

  • Издаване на фактури.
  • За извършване на данъчно – осигурителен контрол от съответните компетентни органи.
  • Задължения предвидени в Закона за счетоводството и Данъчно-осигурителния процесуален кодекс и други свързани нормативни актове, във връзка с воденето на правилно и законосъобразно счетоводство от външна счетоводна къща.

3. „Тотал Секюрити“ ООД , обработва следните данни, на основание:

  • подписани договори
  • законови изисквания
  • защита на легитимните си интереси, като страна по договори

VI. Категории трети лица, които получават достъп и обработват личните Ви данни.

  • Транспортни / куриерски фирми, пощенски оператори с оглед изпълнение на договорните ни задължения, изпращане на кореспонденции и комуникации, във връзка с договори:
  • Лица които по възлагане на „Тотал Секюрити“ ООД , поддържат оборудване и софтуер, използвани за обработване на личните Ви данни.
  • Доставчици на услугата за събиране на дългове, нотариус, адвокат, съдебен изпълнител или друго трето лице , ако служител и/или клиент е нарушил задължението, произтичащо от договор с нас.
  • Банките, обслужващи плащанията, извършени от и към служители и клиенти.
  • Лица, на които „Тотал Секюрити“ ООД , е предоставила изпълнението на част от дейностите или задълженията, свързани с конкретна услуга, която дължим към Вас.
  • Лица извършващи консултантски услуги в различни сфери – адвокати, консултанти, счетоводители и др.
  • Органи, институции и лица, на които сме длъжни да предостави лични данни по силата на действащото законодателство.
  • Възложители, органи на изпълнителната власт: обработващи видеозаписи от обекти в които „Тотал Секюрити“ ООД, осъществява мониторен контрол.
  • Възложители поддържащи регистри в процеса на осигуряване на пропускателен режим в обекти които дружеството охранява.

VII. За какъв срок се съхраняват личните Ви данни?
Продължителността на съхранение на личните Ви данни, зависи от целите на обработването, за които са събрани.

1. Личните данни, обработвани с цел сключване / изменение и изпълнение на договори между „Тотал Секюрити“ ООД, и Вас или представлявано от Вас дружество – за срока на действие на договора и до окончателно уреждане на всички финансови отношения между страните. „Тотал Секюрити“ ООД, може да съхранява някой от личните Ви данни и за по-дълъг срок до изтичане на съответната погасителна давност с цел защита при евентуални претенции на служители и/или клиенти във връзка с изпълнение/прекратяване на договор с нас, както и за по-дълъг срок в случай на вече възникнал правен спор до окончателното му решаване с влязло в сила съдебно/арбитражно решение.

2. Лични данни, обработвани с цел издаване на счетоводни/финансови документи за осъществяване на данъчно-осигурителен контрол, като но не само фактури, дебитни, кредитни известия, приемо-предавателни протоколи, договори за предоставяне на услуги/стоки се съхраняват поне 11 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публично вземане, освен ако приложимото законодателство не предвижда по – дълъг срок.

3. Фотография и/или видео – данни предоставени от Вас при участие в обучителни програми и/или издаване на отличителен знак ( служебна карта ) и др. – до изричното оттегляне на даденото съгласие или получаване на възражение за обработване на лични данни във връзка с осъществяване на обучение и/или в изпълнение на трудов договор.

4. Данни от видеозаписи от охранителни камери – до 60 (шестдесет) календарни дни от създаването на записа.

VIII. Вашите Права във връзка с обработването на Лични данни.
1. Общи права
Във връзка с обработването на лични данни, имате следните права, които може да упражните във всеки момент, докато съхраняваме или обработваме личните Ви данни, като изпратите заявление на адреса на „Тотал Секюрити“ ООД, посочени по-горе, или по електронен път на имейл: totalsecurity@abv.bg

Имате право да поискате от„Тотал Секюрити“ ООД:

  • Копие от Вашите лични данни и достъп по всяко време до тях.
  • Да коригира без не нужно забавяне, неточните Ви лични данни, както и данните, които не са вече актуални.
  • Личните данни във вид удобен за прехвърляне на друг администратор на лични данни, или да поискате ние да го направим, без да бъдете възпрепятствани от наша страна (право на преносимост).
  • Личните Ви данни да бъдат изтрити без нужното забавяне при наличието на някое от законовите основания за това.
  • Да ограничи обработването на личните Ви данни, като в този случай данните Ви ще бъдат само съхранявани, но не и обработвани. Отказът ни за ограничаване ще е изрично само в писмен вид, както сме длъжни да го мотивираме със законосъобразната причина.

Имате право също:

  • Да оттеглите Вашето съгласие за обработката на личните Ви данни по всяко време е отделно искане, отправено до „Тотал Секюрити“ ООД, при обработване, основаващо се на дадено съгласие.
  • Да възрази срещу обработването на личните си данни.
  • Да възразите срещу автоматизирана обработка, включително профилиране.

2. Имате право на жалба до надзорният орган.
В случай, че желаете да подадете жалба до надзорният орган, като компетентен за това орган е Комисията за защита на лични данни, на имейл адрес: (www.cpdp.bg).

В случай, че желаете да подадете жалба относно обработката на лични данни от „Тотал Секюрити“ ООД, може да го направите на посочените данни за контакт на Администратора ( на посочените по-горе данни за контакт).

3. Автоматизирано вземане на решение.
Администраторът не използва личните Ви данни за автоматизирано вземане на решения. В случай, че възнамеряваме да използваме личните Ви данни за автоматизирано вземане на решение, имате право да бъдете информирани и затова, както и да получите информация за логиката на всяко автоматизирано обработване на лични данни, отнасящи се до Вас.

4. Възражението срещу използване за директният маркетинг.
Имате право да възразите срещу обработването за в бъдеще на личните Ви данни за целите на директния маркетинг и реклама, както и срещу разкриването им на трети лица и използване то им от тяхно име за целите на директния маркетинг и реклама, като оттеглите даденото от Вас съгласие по всяко време. За целта може да изпратите електронно съобщение със съответното искане за преустановяване на използване на данните ви за целите на директния маркетинг на адрес: totalsecurity@abv.bg

5. Може ли да откажете предоставянето на лични данни на  „Тотал Секюрити“ ООД, и какви са последиците от това?
За да сключим договор с Вас и/или за да Ви предоставим заявените услуги в съответствие с законовите и в последствие договорните ни задължения, „Тотал Секюрити“ ООД, се нуждае от определени данни, които да идентифицират страната по договора, нейния пълномощник, данни за контакт, данни за плащане на задълженията.

IX. Как защитаваме данните Ви?
„Тотал Секюрити“ ООД, прилага организационни, физически, информационно технологични и други необходими мерки, за да гарантира сигурността и защитата на личните Ви данни и мониторинга на обработването на лични данни.

Наред с други неща такива мерки за сигурност включват следните дейности:

  • „Тотал Секюрити“ ООД, е установила изискванията за обработка, регистрация и съхранение на лични данни с вътрешните процедури, спазването на които се наблюдава постоянно.
  • Достъпът на служителите на „Тотал Секюрити“ ООД до лични данни и разрешението за обработка на личните данни в база данни на „Тотал Секюрити“ ООД е ограничен, в зависимост от задълженията им.
  • Достъп до офис оборудването на „Тотал Секюрити“ ООД и компютрите на всички служители е ограничено.
  • Ние прилагаме всички необходими организационни и технически мерки, предвидени в Закона за защита на личните данни, както и най-добрите практики от международни стандарти.
  • С цел максимална сигурност при обработка, пренос и съхранение на Вашите данни, може да използваме допълнителни механизми за защита като криптиране, псевдонимизация и др.

Мерките за сигурност, които прилагаме, са обект на постоянно подобряване и адаптация към най-съвременните технологии.

Лични данни за деца.
Не събираме съзнателно лична информация за деца на възраст под 16 години, освен при предоставяне на болнични листове от наши служители за техните деца и/или при осъществяване на пропускателен контрол, като задължение вменено от наши клиенти (възложители) по договори за охрана.

Изменение на Политиката за поверителност .
Възможно е периодично да актуализираме своята Политика за защита на личните данни. При промяна в настоящата политика, на уеб сайта ни ще бъде публикувано съобщение, както и актуализираната Политика за защита на данните. Всички изменения и допълнение в Политиката за защита на личните данни ще бъдат прилагани, само след публикуване на актуалното и съдържание, достъпно чрез нашият Сайт.

Изготвена Политика на дата: 12.02.2020 г.

Тази Политика по защита на данните е приета с Решение на Общото събрание на съдружниците в „Тотал Секюрити“ ООД , гр. София – 1124 , ул. Николай Гогол № 24, ет. 1, ап. 1А.